Agencje Public Relations. Trudna sztuka wyboru
czwartek, Kwiecień 28th, 2011Jest jednak jeszcze druga strona medalu. Według badania KondycjaMarketingu.pl, które przeprowadzono na 923 polskich przedsiębiorstwach, aż 62% z nich nie ma zaufania do agencji PR. Nie rozumie funkcji oraz zasadności współpracy z PR-owcami. Dotyczy to w szczególności mniejszych graczy, dla których wsparcie PR na ogół ogranicza się do doraźnych działań przy okazji okresowych potrzeb: wdrożenie nowego produktu, sytuacja kryzysowa czy konieczność zorganizowania konferencji prasowej. Mimo wszystko, to oni najchętniej korzystają z możliwości zatrudnienia specjalisty od public relations.
Na polskim rynku agencji PR znajdziemy kilka rodzajów podmiotów. Pierwszy to duże agencje sieciowe, które w ramach strategii rozwoju poszerzyły swoją działalność o polski rynek. Drugą grupę stanowią średniej wielkości, dobrze znane agencje, które najczęściej swoją popularność zawdzięczają faktowi, że są po prostu jednymi z pierwszych, jakie pojawiły się na rynku. Pozostałych sprowadzić można w zasadzie do “wielkiej masy” średnich i małych agencji. To właśnie te firmy PR-owe konkurują między sobą o względy bardzo wybrednych, a także nieufnych spółek w sektorze MSP.
Dla marek o zasięgu międzynarodowym bez wątpienia najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zaproszenie do współpracy agencji sieciowych. Silne, znane polskie marki oscylują wokół współpracy ze znanymi agencjami, ale niekoniecznie o międzynarodowym zasięgu. Często zdarza się również tak, że w drodze rekomendacji do konkursów zapraszają mniej znane podmioty. Małe i średnie przedsiębiorstwa, jeśli w ogóle myślą o zatrudnieniu agencji, rzadko przeprowadzają w tym zakresie konkursy, posiłkując się w wyborze opinią oraz doświadczeniami znajomych i swojego otoczenia biznesowego.
Proces poszukiwania agencji ciężko byłoby ująć w jeden powtarzalny schemat. Jeśli nie jest to przetarg publiczny, to rzadko kiedy firma oficjalnie ogłasza, że w ogóle szuka partnera PR-owego. Najczęściej dowiadujemy się o tym po fakcie ze znanych portali branżowych. I wszystko byłoby w porządku, gdyby nie metodyka wyboru agencji, z którą dana firma decyduje się współpracować.
Wcale nie chodzi o publiczne ogłaszanie naboru agencji do współpracy. To w interesie agencji jest dać się zauważyć i poznać jak największej ilości przedsiębiorstw, które mogłyby w przyszłości stać się ich klientami. Większy problem tkwi w samych operacyjnych działaniach rekrutacyjnych. Co najdziwniejsze, mamy tu najczęściej do czynienia z dwiema sytuacjami skrajnymi. Pierwszą z nich jest wirtualny kontakt z uczestnikami konkursu, którzy dostają do wypełnienia prosty szablon lub proszeni są o podesłanie swojej oferty. W prostej zazwyczaj tabeli podana jest lista zadań do wykonania, czas realizacji oraz – najważniejsze – pozycja cenowa do wypełnienia. Taki sposób rekrutacji na ogół wiąże się z wyborem najtańszego usługodawcy.
Druga skrajność to wywieranie na agencji presji przedstawienia maksymalnej ilości pomysłów na etapie rekrutacji, spotkania w grupach roboczych i ustalenia teoretycznie zmierzające do podpisania umowy. Agencje dwoją się i troją bez żadnej pewności, że to właśnie ich strategia zostanie wybrana. Na końcu okazuje się, że klient jednak rezygnuje z konkursu lub wybrał kogoś innego. Czasem zdarza się nawet, że nie dostają odpowiedzi z podziękowaniem za udział oraz informacją, że wybrano inną agencję.
Do podjęcia decyzji o wyborze agencji do długoterminowej współpracy nie wystarczy świadomość szybkiego czasu realizacji i niskiej ceny zaoferowanej na etapie konkursowym. Szybko i tanio nie oznacza dobrze. Właściwego wyboru nie zapewni również zlecenie agencji przygotowania niezliczonej ilości propozycji działań odpowiadających naszym założeniom. Rzadko która ceniona i rzetelna agencja dopuściłaby do sytuacji, w której jej pracownicy na etapie pozyskiwania nowego klienta, bez żadnej pewności sukcesu zajmowaliby się w praktyce tym, czym zajmują się w ramach współpracy już po podpisaniu umowy.
Jeśli chcemy współpracować z solidnym partnerem, który zrozumie nasze obawy, potrzeby czy specyfikę naszej działalności, warto podejść do sprawy nieco inaczej. Spróbujmy zbadać dotychczasowe osiągnięcia agencji na polu, w jakim chcemy z nią współpracować. Jeśli agencja rzeczywiście ma się czym pochwalić, zrobi to z ogromną chęcią i nie będzie jej to kosztować dodatkowych nakładów czasu i pracy. Równie ważna jest przysłowiowa „chemia“, której na pewno nie wyczujemy podczas elektronicznej korespondencji. Osobiste spotkanie i rozmowa biznesowa dadzą nam możliwość zbadania, na ile odbieramy na tych samych falach. To niezwykle ważne w codziennych kontaktach, agencja na czas współpracy staje się bowiem niejako członkiem naszej firmy.
Czasem drobny szczegół decyduje o tym, że akurat ta a nie inna agencja przypada nam najbardziej do gustu i sprawia, że jesteśmy przekonani o swoim wyborze na 100%. Czasem „prawie robi dużą różnicę“. Jeśli rzeczywiście chcemy znaleźć agencję, która sprosta naszym długoterminowym oczekiwaniom, przygotujmy się do tego równie solidnie, co do opracowania założeń planowanych wspólnych działań, a wtedy na pewno zwiększymy szanse ich powodzenia. Na początek spróbujmy odpowiedzieć sobie na pytania: Jakie wartości są dla nas istotne we współpracy biznesowej? Czym powinna wyróżniać się agencja, z którą chcielibyśmy pracować? Jakie obiektywne przesłanki decydują o tym, że właśnie ta agencja powinna zostać naszym partnerem? Warto zrobić sobie listę kryteriów i im przyporządować konkretne zagadnienia. Poświęćmy trochę czasu i skonfrontujmy je z kandydatami osobiście. Czas to pieniądz, w tym przypadku dobrze wydany.
